240.怎样使领导学会开好会议?

    240.怎样使领导学会开好会议? : 在现代化管理中,利用开会的方式来进行互通消息、安排、协调、咨询、决策等工作是经常性的,也是十分必要的。但是,有时会议过多,出现马拉松式的议而不决的会议,就会影响工作的正常进行。据日本效率协会统计,科长以上人员仅开会用去的时间占整个工作时间的40%以上,而且因开会而花的费用更多。因此,日本各界为这种状况提出了种种办法,如日本某公司提出“要有效地开会”的口号,在会议室里贴了会议的七条规定: ①要准时出席; ②会议时间控制在90分钟以内; ③要很好地考虑问题,采取建设性意见; ④不要固执自己的意见; ⑤按多数人的意见来作决议; ⑥结论要当场确认; ⑦中途不要退席。
这些对我们的领导也可借鉴。因为,会议的种类很多,按其实质内容,可分为二类: 形成共同思想观念的会议和解决问题的会议。把两者不加区分,混为一谈,是造成会议无效的根本原因。
常言道: “天下之事,虑之贵详: 行之贵力,谋之贵众、断之贵独”。酝酿思想观念的会,要做到“详”和“众”;解决问题的会,要做到“力”与“独” 。
酝酿思想观念的会;又叫做出主意的会议或政策性会议。出席这种会议的成员,主要是有关专家、学者或对所要研究的问题有实际知识的人员,这种会议没有上下级之间的服从关系,与会者一律平等、不称官衔。主持会议的领导者在会上应耐心引导与会者,使他们的观念慢慢形成,并力求以与会者的一个建议去加强另一个建议,使观念逐步成熟、系统化。出主意会议的结果应是开放的,如果某一与会者发言很有创见,但一时构思不成熟,则应鼓励他与会后继续完善想法,提出书面建议。领导者在主持会议时不可首先表露自己的“高见”。会议结束后,领导者还应当充分归纳大家的意见,强调会议取得的效果是大家共同努力的结果,这可以增强会议的气氛,也有助于推动大家执行会议。
解决问题的会议,又称执行性协调会。出席这种会议的成员主要是大、中、低层各级干部,会议的主要目的是把前一种会议产生的思想观念付诸实施。此时,领导人应严密控制会议的进行,会上只允许讨论与目标有直接关系的事项,排除一切干扰会议的因素。领导者主持会议应保持言简意明的会风,造成会议的紧迫感,使人人在精神上处于高度集中的状态。由于这种会议是为了急需解决某一问题而召开的,因此,会中只考虑可以实施的解决方案,对于暂时不能实施的方案,不管它有多少创见均应放弃。总之,在这种会上,应当显示出“行之贵力”、“断之贵独”的风格来。
计算会议的成本有助于帮助领导人提高会议的效率,杜绝开无效率、无结果、不能产生积极影响的会议。会议直接成本有如下公式: 单位时间工资的3倍乘2再乘与会人数。例如每人日平均工资为4元,30人开一天会,成本则为720元。平均工资的3倍是因为劳动生产率高于工资,乘2是因为会议要中断工作,造成影响。如果开一个无效的甚至是作出错误决策的会议,其间接损失将更大。
为了提高开会的效率,领导人应牢记“会议八戒”: ①不开无目标的会议; ②不开多议题的会议; ③不开无准备的会议; ④不开可开可不开的会议; ⑤不要吸收无关的人员参加会议;⑥不作离题的发言;⑦不重复别人的发言;⑧不要议而不决。
提高开会效率,还有一个破除封建习气的任务,开大会,不论有关无关,主席台上领导坐满几排; 开小会,生产副厂长讲了,厂长、书记非要再作重复指示等等,这是封建主义官场习气,不知浪费多少宝贵时间。